Le marché des événements d’entreprise aux États-Unis valait plus de 95 milliards de dollars en 2020. L’une des raisons pour lesquelles il s’agit d’un marché aussi florissant est qu’il offre aux propriétaires d’entreprises un retour sur investissement important et qu’il permet une interaction précieuse avec votre public cible.
Cependant, la planification d’un événement d’entreprise demande beaucoup de temps et de connaissances. Une chose qui peut rendre le processus plus facile est de trouver le meilleur lieu pour votre événement.
Vous voulez en savoir plus sur la planification d’un événement d’entreprise ? Continuez à lire ces conseils selon certaines responsable de la location d’espaces pour les séminaire et team building a Lyon, pour trouver un lieu pour votre événement !
Assurez-vous que le lieu est facilement accessible.
L’une des premières choses à faire avant de choisir un lieu pour votre événement d’entreprise est de vous renseigner sur son accessibilité. Vous devez choisir un lieu qui soit facile à trouver et à atteindre pour les invités.
L’accessibilité comprend des éléments tels que la disponibilité d’un parking, les transports, etc. Cependant, vous devez également vous assurer que chacun de vos invités pourra se déplacer facilement. Si des personnes handicapées ou à mobilité réduite participent à votre événement, vous devrez peut-être trouver un lieu offrant des rampes, des ascenseurs et d’autres aides à la mobilité.
Faites une visite guidée
Avant de planifier un événement, vous devriez visiter chaque lieu que vous souhaitez réserver. De nombreux centres d’événements proposent des visites en ligne qui vous permettent d’en savoir plus sur la disposition de chaque salle, les équipements et autres.
Sinon, vous pouvez visiter chaque lieu en personne pour vous assurer qu’il répondra à tous vos besoins. Il est ainsi plus facile de visualiser votre événement. Cela vous aidera également à décider de l’espace dont vous avez besoin pour vos invités, de l’endroit où vous allez installer les différents éléments de votre événement, etc.
Pensez à la tarification
La tarification est un autre facteur important lorsqu’il s’agit de planifier un événement d’entreprise. Vous devez avoir un budget pour l’ensemble de votre événement, vous devez donc vous assurer que vous comprenez les coûts totaux de l’événement et combien d’argent vous pouvez dépenser pour votre centre d’événements.
En fixant un prix pour le lieu de votre événement, il sera plus facile de filtrer les options et de trouver quelque chose qui correspond à vos finances.
Il est également important de prendre en compte les dépenses de planification de l’événement qui contribueront à votre prix. Par exemple, le prix variera en fonction du type de salle que vous choisissez, du nombre d’invités et même du jour où vous organisez votre événement. Certains centres d’événements facturent même davantage si vous ne faites pas appel à leurs fournisseurs internes pour votre événement.
Il est important d’en savoir plus sur les frais cachés, les dépôts et les autres facteurs qui entrent dans le prix de la location d’un lieu. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez consulter en ligne les prix pratiqués pour les événements d’entreprise dans différents lieux.
Renseignez-vous sur les services et aménagements supplémentaires
Lorsque vous organisez un événement d’entreprise, il ne s’agit pas seulement de trouver un espace pour que vos participants puissent se réunir. Il y a beaucoup d’autres services et aménagements à prévoir pour votre événement.
Par exemple, la plupart des événements d’entreprise servent de la nourriture et des boissons à leurs invités. Il peut s’agir de repas complets ou de hors-d’œuvre. Plutôt que de faire appel à un service de restauration pour votre événement, vous pouvez trouver un centre événementiel qui propose des services de restauration. Vous pouvez également trouver des centres d’événements qui prennent en charge chaque aspect de la planification de votre événement.
Préparez les invités de l’extérieur de la ville
De nombreux organisateurs d’événements négligent de préparer leur événement pour les invités de l’extérieur. De nombreux événements d’entreprise ont des invités qui viennent des quatre coins du monde pour y assister. Si tel est le cas, il est important de prévoir des hôtels à proximité pour que vos invités puissent séjourner.
Certains centres événementiels proposent même un hôtel sur place, ce qui permet à vos invités de se détendre pendant leur absence. De cette façon, vous pouvez être aussi productif que possible sans avoir à vous soucier du transport ou d’autres formes d’hébergement.
L’espace est-il suffisant ?
Avant de choisir un lieu d’événement, vous devez savoir combien d’invités vous attendez, quels types d’activités vous avez prévus, et plus encore.
Ainsi, vous pourrez vous assurer que vous disposez de l’espace et de la disposition appropriés pour votre événement professionnel. Certains lieux peuvent également avoir une limite quant au nombre d’invités autorisés en même temps, alors assurez-vous de savoir combien d’invités seront présents.
Il peut également être utile d’obtenir une copie du plan de chaque lieu afin de pouvoir prendre des décisions quant à l’organisation de votre événement.
Demandez les aspects techniques
Enfin, vous devez interroger chaque lieu sur les aspects techniques de votre événement. Cela va de l’acoustique à l’éclairage, en passant par le Wi-Fi, etc.
Par exemple, certains événements diffusent des vidéos dans le cadre de leurs présentations. Certains lieux offrent tout l’équipement nécessaire à cette fin. Cependant, d’autres peuvent vous demander de tout apporter vous-même.
En savoir plus sur les aspects techniques de votre événement vous aidera à le préparer et à en assurer le bon déroulement.
Vous organisez un événement d’entreprise ? Nous pouvons vous aider
Trouver le meilleur lieu pour votre événement d’entreprise joue un rôle important dans la réussite globale de votre événement. En trouvant un lieu qui vous offre tous les services et toutes les facilités dont vous avez besoin, vous n’aurez plus à vous soucier de la planification de votre événement.
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